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Bases de datos y su importancia en las empresas

Bases de datos y su importancia en las empresas

¿Qué importancia tienen las bases de datos en las empresas?

Como consecuencia de haber pasado de un mercado de demanda a un mercado de oferta, la base de rentabilidad de los negocios no está en hacer productos o en ofrecer servicios sino en hacer clientes. El valor de un cliente no es sólo lo que nos compra en un momento determinado sino todo lo que nos puede comprar a lo largo de la relación que mantenga con nuestra organización. Por ello, es de vital importancia crear bases de datos de clientes útiles y efectivas.

“Hoy en día la unidad de valor se centra en la relación con el cliente”.

El principal objetivo del vendedor no debe ser vender sino crear y desarrollar relaciones a largo plazo con los clientes que le son asignados.

Deberemos diseñar, mantener y desarrollar bases de datos de clientes con información completa para que los vendedores y el resto de las personas que integran la organización puedan aprovecharse de las mismas.

Con mayor frecuencia muchas empresas aumentan el gasto en la obtención y mantenimiento de las bases de datos, pero aún son muchas las que acarrean grandes volúmenes de información obsoleta e incompleta.

Estrategias para gestionar una buena base de datos

Algunas estrategias para crear y gestionar una buena base de datos son:

1) Magnitud de datos.

Antes de empezar a acumular información debemos preguntarnos ¿qué utilidad le vamos a dar? Existen dos extremos, el primero sería acumular una excesiva cantidad de información, lo cual comporta un gasto de tiempo en su confección, en su gestión y en su análisis que no lleva a ningún sitio. El segundo sería, la escasa información, es decir, que no se vea reflejado por ejemplo el histórico de ventas del cliente, alguna reclamación o sus condiciones de pago.

2) Base de datos unificada

Para disponer de una gestión efectiva de la información debe estar en el mismo formato y/o programa. No tiene ningún sentido utilizar al mismo tiempo el Acces, el Excel, CRM varios o las agendas de contactos. De esto modo, todos los departamentos tiene acceso al mismo tipo de información y pueden enriquecerla de forma fácil.

La tendencia actual es a centralizar y unificar toda la información, de forma que todo el mundo tiene acceso y puede complementarla con los detalles que competen en su departamento. Por ejemplo, el servicio de atención al cliente registraría las incidencias o reclamaciones, el departamento administrativo modificaría las condiciones de pago y el departamento comercial modificaría el cambio de ubicación geográfica de un cliente en cuestión.

3) ¿Restrictiva o de libre acceso?

Aquí podemos encontrarnos con diversas opiniones, pero nosotros consideramos que si el objetivo de la información es mejorar la eficiencia de la gestión comercial de la compañía, entonces tiene que ser de libre acceso. En este punto, destacamos que los criterios para el mantenimiento y enriquecimiento de estas bases de datos deben estar unificados.

4) ¿Dónde obtenerlas?

Es cierto que existen organismos que facilitan bases de datos como las cámaras de comercio, gremios, internet, directorios, publicaciones sectoriales, etc., pero la mejor es la que crea la propia empresa, por las ventajas que ofrece: conoce mejor las necesidades del cliente, tiene históricos de ventas, contactos y visitas, información de la competencia, puede clasificarla en función de la tipología de clientes y zonas geográficas, etc.

Principales ventajas de las bases de datos de clientes

Las principales ventajas de la obtención de bases de datos de clientes son:

Una base de datos es una recopilación organizada de información global sobre clientes actuales y potenciales que se caracteriza por ser actual, accesible y accionable, dirigida a la consecución de objetivos de marketing tales como la venta de un producto o el mantenimiento de relaciones a largo plazo con el cliente.

Algunas empresas confunden un listado de clientes con una base de datos de clientes. Un listado de clientes consiste simplemente en un conjunto de nombres, direcciones y números de teléfono. Una base de datos contiene mucha más información: compras realizadas en los 3 últimos años, estimación del potencial del cliente para los próximos años, estimación cualitativa de los puntos fuertes y débiles de la empresa en relación con el cliente, personas que intervienen en la decisión y el papel que desempeñan….

El marketing de bases de datos se puede definir como el proceso de creación, mantenimiento y empleo de bases de datos de clientes y otras (productos, suministradores, intermediarios) con el propósito de conseguir transacciones y relaciones de intercambio.

Las aplicaciones de las bases de datos al marketing son:

a) Para identificar clientes

b) Para decidir que clientes deberían recibir una oferta concreta

c) Para mejorar la lealtad

d) Para reactivar las compras

En la creación y confección de bases de datos de clientes, no debemos olvidarnos de un tema tan importante como el de la prospección de clientes, el cual se define como la tarea de identificación de nuevos clientes potenciales. Su buena gestión está directamente relacionada con el esfuerzo de planificación y con la actitud que los vendedores tengan hacia el mismo.

Planificar la prospección supone utilizar un proceso sistemático de localización de clientes que incluye 3 pasos:

  1. Mejorar la definición del perfil de calidad del cliente potencial.
  2. Aumentar el número de clientes potenciales.
  3. Acortar el tiempo de calificación de un posible cliente como cliente idóneo para la empresa.

El vendedor deberá transformar la lista inicial de clientes potenciales en otra nueva que se conoce como público objetivo o target.

El proceso de calificación de clientes potenciales debe hacerse utilizando directrices y/o criterios de calificación. En ese proceso el comercial deberá dar respuesta a preguntas como las siguientes:

  • ¿El cliente potencial nos compra actualmente? De ser así, ¿es posible incrementar sus pedidos o nos puede comprar nuevos productos?
  • ¿Nos compraba antes el cliente potencial? En el caso de que haya dejado de comprarnos, ¿cuál ha sido la razón?
  • ¿Utiliza el cliente potencial productos y/o servicios similares? ¿A quién se los compra?
  • ¿Cuál es la solvencia del cliente potencial?

Factores como la globalización, nuevas tecnologías, nuevos nichos de mercado y la aparición de nuevos actores en los distintos mercados que hacen que sean mucho más competitivos han provocado que se diseñen estrategias y herramientas que faciliten acercarse al cliente. Éstos últimos a su vez se han transformado en evaluadores y críticos de la gran cantidad de opciones que brinda el mercado a día de hoy.

Este contexto ha hecho que sea indispensable el desarrollo eficaz de bases de datos y CRM para conseguir optimizar la gestión de la relación con el cliente.

fuente: https://es.linkedin.com/pulse/bases-de-datos-y-su-importancia-en-las-empresas-prieto-filella
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